Una situación muy común ocurre cuando pasas unos días alejado de tu ordenador habitual, o sencillamente de una conexión a Internet. Si utilizas Outlook como cliente de correo electrónico, puedes configurar una respuesta automática a todos los correos que te lleguen, avisando de que puedes tardar en leer y responder. La magia la hace el “Asistente para fuera de oficina de Outlook”.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que este asistente sólo funciona si tenemos un servidor de correo Exchange de Microsoft, algo muy habitual en las empresas. Si se utiliza otro servidor de correo, aún podemos emular la funcionalidad de respuesta automática de Exchange, y si no utilizamos Outlook, pero nos conectamos a un servidor de Exchange mediante Internet Explorer, también podremos configurar la respuesta automática a todos los correos entrantes.

• Si nuestro programa de correo es Outlook y nuestro servidor Exchange, seguiremos las instrucciones para ejecutar el “Asistente para fuera de oficina de Outlook” como Microsoft nos recomienda. De forma resumida:
  1. En el menú “Herramientas”, hacemos clic en “Asistente para fuera de oficina”.
  2. En el cuadro de diálogo “Asistente para fuera de oficina”, hacemos clic en “Actualmente estoy fuera de la oficina”.
  3. En el cuadro “Autorresponder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente”, escribimos el mensaje que queremos que se envíe mientras estemos sin poder responder a nuestros correos. Un ejemplo sería el siguiente:
     Hola,
     Durante unos días estaré fuera, por lo que no podré leer mi correo con la frecuencia que me gustaría. Por eso es posible que tarde en responder a tu mensaje. Si se trata de algo urgente, por favor llámame al móvil.
     Perdona las molestias y un saludo.

• Si utilizamos Outlook, pero nuestro servidor de correo no es Exchange, la solución para obtener la misma funcionalidad del “Asistente para fuera de oficina de Outlook” consiste en usar una regla para responder automáticamente con una plantilla de cortesía que crearemos. Con Outlook 2003:
  1. Abrimos un nuevo mensaje de Outlook con formato de texto plano, (para no utilizar Word como editor de correo electrónico).
  2. Escribimos la información que queremos que contenga el mensaje de respuesta.
  3. En el menú “Archivo”, hacemos clic en “Guardar como”.
  4. En el cuadro de diálogo “Guardar como”, hacemos clic para activar la casilla de verificación “Plantilla de Outlook” en la lista “Tipo”.
  5. Escribimos un nombre para la plantilla de respuesta en el cuadro “Nombre de archivo” y, después, hacemos clic en “Guardar”.

  Ahora crearemos una regla para enviar la respuesta automática:

  1. En el menú “Herramientas”, hacemos clic en “Reglas y alertas”.
  2. En el cuadro de diálogo “Reglas y alertas”, hacemos clic en el botón “Nueva regla” de la ficha “Reglas de correo electrónico”.
  3. En el “Asistente para reglas”, hacemos clic en el botón “Iniciar desde una regla en blanco”, hacemos clic en “Comprobar los mensajes cuando lleguen” y, después, hacemos clic en “Siguiente”.
  4. En “¿Qué condiciones desea comprobar?”, hacemos clic para activar la casilla de verificación “Enviado a mí solamente” o cualquier otra casilla de verificación que queramos y, después, hacemos clic en “Siguiente”.
  5. En “¿Qué desea hacer con el mensaje?”, hacemos clic para activar la casilla de verificación “Responder usando una plantilla determinada”.
  6. En la página del asistente Paso 2: edite la descripción de la regla, hacemos clic en la frase subrayada, “una plantilla determinada”.
  7. En el cuadro de diálogo “Seleccione una plantilla de respuesta”, hacemos clic en la plantilla que guardamos en el paso 5 de la sección “Cómo definir una plantilla de respuesta automática” y, después, hacemos clic en “Abrir”.
  8. Completamos las instrucciones del “Asistente para reglas”, hacemos clic en “Finalizar” y, después, hacemos clic en “Aceptar”.

  Si utilizamos Outlook 2007, Outlook 2002, Outlook 2000 o Outlook 98, hay que seguir unos pasos ligeramente distintos, aunque la idea, desde luego, es la misma.

• Y por último, si utilizamos Outlook Web Access para leer nuestro correo de un servidor Exchange, también podemos activar la función “Fuera de la oficina”:
  1. En el interfaz de Outlook Web Access, desde Internet Explorer, hacemos clic en “Opciones” y, a continuación, en “Asistente para fuera de la oficina”.
  2. Para activar las respuestas automáticas de fuera de la oficina, en el “Asistente para fuera de la oficina”, hacemos clic en “Enviar respuestas de fuera de oficina”. Se pueden configurar también las siguientes opciones:
     • Para seleccionar un periodo de tiempo, seleccionamos la casilla de verificación “Enviar respuestas de fuera de oficina sólo durante este periodo de tiempo” y, a continuación, definimos la hora de inicio y la de fin.
     • Escribimos el texto del mensaje de respuesta automática que queremos que se envíe a los remitentes.
     • Para enviar una respuesta automática a remitentes externos, seleccionamos la casilla de verificación “Enviar respuestas de fuera de oficina a remitentes externos” y, a continuación, seleccionamos las opciones que queremos.
     • Escribimos el texto del mensaje de respuesta automática que queremos que se envíe a los remitentes externos.
     • Guardamos y aceptamos los cambios.

Para saber más sobre Outlook y todo lo que se puede jugar con él, pregúntale a papá Microsoft.